AI per la scuola: la norma giusta per dirigenti, DSGA e segreterie

Cos'è l'AI per la scuola e per chi è pensata

L'intelligenza artificiale per la scuola di cui parliamo supporta il lavoro amministrativo e giuridico di un istituto: leggere e interpretare norme, rispondere a istanze, scrivere atti. È diverso dagli strumenti per la didattica, che hanno regole e rischi propri.

Next-OS è sviluppato da Aptus.AI, azienda legaltech italiana, come sistema operativo AI per chi lavora con le norme. Lavora su una banca dati normativa verificata e aggiornata ogni giorno e risponde con le fonti citate. Se chiedi «chi delibera i criteri per i viaggi di istruzione?», la risposta ti porta all'art. 10 del d.lgs. 297/1994 e non a un forum.

È pensato per:

• dirigenti scolastici, che hanno la legale rappresentanza dell'istituto, adottano gli atti di gestione e decidono sui trattamenti di dati personali;
• DSGA, che curano l'attività amministrativa e contabile e l'istruttoria degli acquisti;
• assistenti amministrativi delle aree didattica, personale e contabilità, che ogni giorno rispondono a famiglie e colleghi.

In pratica è intelligenza artificiale per dirigenti scolastici e un'AI per DSGA e segreterie, non uno strumento per le classi.

Il quadro è fissato dalle Linee guida per l'introduzione dell'Intelligenza Artificiale nelle Istituzioni scolastiche (qui il testo delle Linee guida MIM sull'IA a scuola), che tra gli usi possibili indicano proprio la semplificazione dei processi amministrativi e il supporto alle segreterie. Il dirigente resta il punto di riferimento: valuta l'impatto, definisce i ruoli, controlla i risultati.

AI a scuola: i cinque compiti in cui aiuta la segreteria

Abbiamo scelto cinque attività che in ogni istituto tornano più volte al mese. Per ciascuna trovi una pagina con il flusso di lavoro, un esempio realistico e i controlli da fare prima di firmare.

Dalla nota ministeriale alla circolare interna

Esce una nota del Ministero e bisogna capire subito cosa cambia per l'istituto e chi deve fare cosa. Nella pagina sulla circolare ministeriale vedi come passare dalla nota alla bozza di circolare, senza inserire dati personali di alunni dove non servono.

Le richieste di accesso dei genitori

Un genitore chiede le verifiche del figlio o il verbale del consiglio di classe. Termini, controinteressati, dati di altri studenti: la pagina sull'accesso agli atti a scuola mette in fila le regole e la bozza di risposta.

Determine e acquisti

Un acquisto da qualche migliaio di euro richiede una determina con le premesse giuste: D.I. 129/2018, Codice dei contratti, criteri del consiglio di istituto. Vedi il caso d'uso sulla determina a contrarre della scuola.

Organi collegiali

Convocazioni, numero legale, maggioranze, verbali: errori formali che possono costare una delibera. La pagina sugli organi collegiali della scuola spiega come preparare ordine del giorno e verbale con le regole del d.lgs. 297/1994.

Regolamento d'istituto

Smartphone, uso dell'IA, uscite e viaggi: il regolamento va aggiornato spesso. Nella pagina sul regolamento di istituto trovi un metodo per rivederlo partendo dalle norme vigenti e dalle indicazioni del Garante.

AI per la scuola o chatbot generico: cosa cambia

Un chatbot generico può scrivere una circolare scorrevole, ma non sa se la regola citata è ancora in vigore e spesso non dice da dove viene. Per un dirigente che firma, l'origine di ogni affermazione è la parte che conta.

Le stesse Linee guida del Ministero mettono in guardia dai modelli linguistici che producono risposte «apparentemente sicure e autorevoli» ma basate su informazioni errate. Next-OS usa una metodologia RAG (Retrieval-Augmented Generation): prima recupera le fonti, poi costruisce la risposta su quelle, così il controllo del dirigente parte da un riferimento preciso.

Una giornata con l'IA in segreteria scolastica

Come può cambiare una giornata tipo in un istituto comprensivo con Next-OS aperto accanto al registro elettronico.

Ore 8. Arriva la nota annuale del Ministero sulle iscrizioni. La carichi insieme a quella dell'anno scorso e chiedi cosa cambia per l'istituto. Ottieni una sintesi con scadenze e adempimenti e la bozza di circolare per le famiglie.

Ore 10.30. Un genitore chiede via PEC copia delle verifiche di matematica del figlio e del verbale dello scrutinio. Next-OS ti indica le norme della legge 241/1990, il termine di 30 giorni e i dati di altri alunni da non consegnare. Prepara la bozza di risposta.

Ore 13.30. Un'assistente amministrativa chiede se la graduatoria di istituto per le supplenze si può pubblicare sul sito con i recapiti dei candidati. La risposta richiama le indicazioni del Garante: solo nome, cognome, punteggio e posizione.

Ore 16. Il DSGA deve acquistare arredi per un laboratorio. Next-OS indica la procedura applicabile, ricorda di verificare le convenzioni Consip e i criteri del consiglio di istituto e prepara la bozza di determina in docx.

In ogni passaggio ricerca e prima stesura sono affidate allo strumento. Il controllo, la scelta e la firma restano a chi ne ha la responsabilità.

Guide su intelligenza artificiale, privacy e acquisti a scuola

Tre approfondimenti sui temi in cui la norma pesa di più per chi dirige o amministra una scuola.

• Linee guida sull'intelligenza artificiale a scuola: DM 166/2025, AI Act, legge 132/2025 e adempimenti privacy per introdurre l'IA in modo responsabile.
• GDPR e privacy a scuola: cosa dice il vademecum del Garante aggiornato a novembre 2025 su voti, chat di classe, registro elettronico, pubblicazioni e dati del personale.
• D.I. 129/2018 e acquisti delle scuole: ruolo di dirigente e consiglio di istituto nel D.I. 129/2018, affidamento diretto, rotazione e strumenti Consip.

Sicurezza e dati degli alunni

Una scuola tratta dati di minori, spesso anche relativi alla salute. Prima di usare qualsiasi strumento di IA conviene sapere cosa garantisce il fornitore e cosa resta in capo all'istituto.

• Aptus.AI è certificata ISO/IEC 27001:2022, la certificazione che le Linee guida del Ministero citano tra i criteri per selezionare i fornitori.
• Nessun addestramento sui dati dei clienti e nessun apprendimento continuo sulle interazioni degli utenti.
• Dati protetti da crittografia avanzata su cloud europeo, con server in Irlanda.
• Conformità dichiarata a GDPR e AI Act; secondo la classificazione di Aptus.AI, Next-OS non è un sistema di AI per finalità generali e non rientra tra i sistemi ad alto rischio.
• Con il piano Standard ciò che carichi resta visibile solo a te.

Resta all'istituto, come titolare del trattamento, la minimizzazione: per la maggior parte delle domande normative non servono nomi di alunni. Le Linee guida chiedono di evitare, quando possibile, dati personali identificativi nei prompt. Coinvolgi il DPO della scuola prima di introdurre lo strumento.

Come iniziare con Next-OS a scuola

1. Apri la prova gratuita: 7 giorni, senza pagamento iniziale, disattivabile in ogni momento.
2. Scrivi in chat una questione aperta in segreteria, per esempio un dubbio su un congedo, un acquisto o una delibera.
3. Carica l'ultima nota ministeriale ricevuta e chiedi cosa cambia per il tuo istituto e chi deve fare cosa.

Se in segreteria lavorate in più persone, valuta il piano Professional: aggiunge le integrazioni con posta e calendario e spazi di lavoro separati per ogni utente.